Quando il server in sede si è guastato, la prima urgenza è stata rimettere in funzione il gestionale esistente per far continuare a lavorare l’azienda. Dopo il recupero e una prima ottimizzazione del vecchio sistema, ho riscritto completamente il gestionale in uso da quindici anni e l’ho portato su AWS, con una nuova strategia per accessi, dati e continuità.
Il vecchio gestionale, pesante e difficile da mantenere, girava su un server in sede che si è guastato. Con il sistema fermo, gli operatori non potevano lavorare. Il mio primo intervento non è stato migrare o riscrivere: ho recuperato il funzionamento dell’applicazione esistente e rimesso l’azienda in condizione di lavorare nel minor tempo possibile.
Una volta riaperto l’accesso al gestionale, ho iniziato diagnosi e ottimizzazione. Prima di chiedere all’azienda di cambiare strumenti, ho ridotto i problemi più urgenti del sistema esistente e l’ho tenuto operativo mentre analizzavo il nuovo flusso di lavoro. Questa fase mi ha fatto capire cosa mantenere e quali limiti non portare nella nuova applicazione.
Il gestionale precedente era in uso da quindici anni e non rispecchiava più processi, ruoli e prodotti dell’azienda. Ho scelto una riscrittura completa, dopo aver mappato stati, eccezioni, responsabilità e dati. Il nuovo software non è una copia grafica del precedente: ricostruisce il ciclo commerciale e amministrativo eliminando complessità e passaggi non più utili.
Ho portato su AWS solo il sistema riscritto, insieme all’archivio dei documenti. Si accede al gestionale attraverso una VPN cifrata, cioè un collegamento privato e protetto, e ogni utente o servizio ha solo i permessi indispensabili per il proprio lavoro: niente di più. Gestisco anche dominio e DNS tramite Amazon Route 53, come parte della stessa responsabilità tecnica.
La piattaforma sviluppata con Laravel e Vue acquisisce i lead dal sito e da fonti esterne, li assegna agli operatori e guida telefonata iniziale, richiesta documenti, censimenti, proposta e conversione in pratica. Il back office segue firma digitale o cartacea, riconoscimento, delibera, contratto, liquidazione o annullamento senza perdere la storia del cliente.
Dashboard e statistiche rendono visibili priorità, avanzamento e carichi di lavoro. Anagrafiche, aziende, enti pagatori, prestiti, note e documenti non vivono più in archivi separati.
Prima del mio intervento non esisteva una strategia: le copie venivano fatte a mano, ogni tanto. Ho portato il backup su un NAS QNAP locale cifrato (un dispositivo di archiviazione in sede) con una seconda copia su Amazon S3. Un controllo automatico verifica che i backup vengano davvero eseguiti e segnala le anomalie: una copia programmata non è una copia riuscita, e la differenza va verificata.
I documenti di clienti e pratiche sono organizzati su AWS e accessibili tramite collegamenti temporanei. Email e SMS partono da modelli già pronti, legati alla pratica in corso, e le integrazioni con gli strumenti esterni evitano di reinserire due volte gli stessi dati.
Il centralino è collegato al gestionale con il click-to-call: l’operatore clicca un numero nella scheda cliente e la chiamata parte dal suo telefono. Telefonia e CRM diventano così parti dello stesso flusso, invece di due strumenti separati.
Il progetto ha incluso la rete della sede e le circa dieci postazioni, il NAS e i relativi backup, il servizio email, il dominio e il sito pubblico. Connessione, email, dominio e software fanno parte dello stesso processo di lavoro, e li gestisco come un unico servizio.
Dal 2020 aggiorno il gestionale con nuovi flussi, integrazioni, controlli, statistiche, gestione delle firme e funzioni di sicurezza. Il valore non sta nel singolo rilascio, ma nel seguire nel tempo i cambiamenti dell’azienda senza ricominciare ogni volta da zero.
Il guasto iniziale ha portato a superare un modello basato su server locale, copie manuali e strumenti separati. Oggi software, accessi, backup, documenti, telefonia e infrastruttura seguono responsabilità più chiare e possono evolvere insieme al lavoro dell’azienda.
L’operatività principale non dipende più dal singolo server presente in sede.
Backup cifrati, copia su S3 e controlli automatici sostituiscono le copie manuali occasionali.
Lead, attività commerciali, pratiche e documenti condividono lo stesso flusso.
Cloud, rete, comunicazioni, dominio e sito vengono gestiti come parti dello stesso servizio.
Posso analizzare processo, infrastruttura e integrazioni prima che un singolo guasto fermi il lavoro.